Le processus de bouclement
La quatrième vidéo mène des comptes annuels à travers le processus de bouclement : du dossier de bouclement avec justificatifs par compte aux listes de contrôle et questions ouvertes, jusqu’à la revue à quatre yeux, à la validation et à la remise à l’organe de révision.
Responsables du contenu : Marco Zanetti et Reto Ackermann, fiduciaires et experts-réviseurs, fastview ag
Ce que vous apprenez
- Lire le dossier de bouclement avec une tuile par domaine
- Déposer justificatifs, notes et questions directement au compte
- Régler les listes de contrôle par domaine et les points de contrôle transversaux
- Soumettre le bouclement à la revue et le valider selon le principe des quatre yeux
- Exporter le dossier en ZIP et donner un accès en lecture à l’organe de révision
Transcription
Introduction
Bienvenue chez nunia. Dans cette vidéo, nous menons les comptes annuels de Muster Bau AG par le processus de bouclement, justificatifs, listes de contrôle, revue à quatre yeux, validation.
Le dossier de bouclement
Le processus de bouclement s’ouvre dans la barre latérale sous «Bouclement». nunia tire le dossier de bouclement des comptes annuels: une tuile par domaine, des actifs circulants aux charges, plus annexe et points de contrôle transversaux. Chaque tuile montre montant, justificatifs faits et état de la liste de contrôle. En haut, l’avancement de tout le bouclement et les étapes de statut: en cours, en revue, validé, clôturé.
Justificatifs et questions par compte
Un clic sur une tuile ouvre le domaine; «Déplier» montre chaque compte avec solde et exercice précédent. Le justificatif se dépose directement au compte, via le trombone ou en glissant le fichier sur la ligne, ici l’extrait bancaire au 31 décembre. Avec le crayon, vous ajoutez une note, et le statut passe de «en suspens» à «en cours» puis à «ok».
En cas de doute, choisissez «Question»: vous saisissez titre et question, et le compte reste en rouge jusqu’au règlement de la question. Les questions sont réunies sous «Questions»; vous y inscrivez la réponse et cochez la question. Le feu par poste et par domaine suit automatiquement.
Listes de contrôle et workflow
Chaque domaine a sa liste de contrôle, adaptée à la forme juridique, à la TVA et au personnel. Les points sans objet, vous les marquez «n. a.»; le crayon ouvre un champ pour votre commentaire. Sous «Points de contrôle transversaux»: l’ouverture, la TVA et les travaux de bouclement, comme la concordance du PDF et des comptes de bilan.
La vue «Workflow» liste tout ce qui reste, ce qui sépare encore le bouclement de la revue, filtre: questions, justificatifs, liste de contrôle. Avec «ok», vous réglez un point directement dans la liste. Tous justificatifs et points de liste réglés, l’avancement est à 100 pour cent.
Revue et validation
Par défaut vaut le principe des quatre yeux; pour les petits mandats, vous désactivez ici la revue et validez vous-même; le préréglage pour tous les mandats se fixe dans les paramètres. Sous «Revue par», vous choisissez la reviewer; par défaut, le responsable de mandat; vous ne pouvez pas vous choisir vous-même. «Soumettre à la revue» met le statut sur «en revue» et crée une tâche pour la reviewer. Seule Paula Partner peut maintenant valider, car créateur et reviewer doivent être différents.
Paula Partner trouve la tâche de revue sur son espace de travail. En revue, elle écrit des remarques directement au compte; le créateur les coche dès qu’elles sont réglées. Avec «Valider», elle vise le bouclement; nunia retient sigle et date, consigne l’étape et signale la validation au créateur.
Clôturer et transmettre
Ensuite, vous clôturez le bouclement; au besoin, il peut être rouvert. «ZIP» livre le dossier: leadsheets, liste de contrôle et toutes les pièces; via «Organe de révision», celui-ci reçoit un accès en lecture seule.
Résumé
Fin du processus de bouclement. Chaque compte est justifié, les listes de contrôle sont réglées, et le bouclement est validé selon le principe des quatre yeux. Dans la prochaine vidéo, nous préparons l’assemblée générale, registre des actions, procès-verbal et dividende. À bientôt.
Pour approfondir le sujet
Questions fréquentes
Puis-je désactiver la revue à quatre yeux ?
Oui. Par défaut vaut le principe des quatre yeux ; pour les petits mandats, vous désactivez la revue et validez vous-même. Le préréglage pour tous les mandats se fixe dans les paramètres.
Puis-je me choisir moi-même comme reviewer ?
Non. Créateur et reviewer doivent être différents. Par défaut, c’est le responsable de mandat.
Que contient l’export ZIP ?
Le dossier avec leadsheets, liste de contrôle et toutes les pièces.
Comment l’organe de révision obtient-il un accès ?
Via le bouton «Organe de révision», il reçoit un accès en lecture seule au bouclement.
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