Passer à nunia : reprendre la balance des soldes de la comptabilité
État : · fastview ag, Suhr
Responsables du contenu : Marco Zanetti et Reto Ackermann, fiduciaires et experts-réviseurs, fastview ag
nunia prend en charge le bouclement à partir de la balance des soldes. Qui établissait jusqu’ici le bouclement dans des tableaux ou dans un autre programme exporte la balance des soldes depuis la comptabilité du client et la lit dans nunia. Cette page est le guide pour tous les programmes ; ce qui compte en plus pour les exportations depuis Abacus, Banana, Sage et bexio figure dans la section par programme.
- ProgrammeBalance des soldes d’AbacusCe à quoi nunia veille pour les exportations d’Abacus.
- ProgrammeBalance des soldes de BananaCe à quoi nunia veille pour les exportations de Banana.
- ProgrammeBalance des soldes de SageCe à quoi nunia veille pour les exportations de Sage.
- ProgrammeBalance des soldes de bexioCe à quoi nunia veille pour les exportations de bexio.
Avant : ce dont vous avez besoin de la comptabilité
nunia n’est pas une comptabilité financière. La comptabilité du client reste dans le programme actuel ; nunia prend en charge le bouclement à partir de la balance des soldes (aussi appelée liste des soldes ou balance de vérification). Exportez par exercice une balance des soldes à la date du bilan avec ces colonnes :
- numéro et désignation du compte,
- solde, ou débit et crédit séparés,
- tous les comptes du bilan et du compte de résultat, après les écritures de bouclement.
Pour savoir comment créer l’exportation dans le programme concerné, consultez sa documentation. nunia accepte le fichier dans ces formats :
| Format | Ce que nunia en fait |
|---|---|
| Excel (.xlsx) | Si le classeur contient plusieurs feuilles, vous choisissez la feuille de calcul. |
| CSV | Lu en UTF-8, sinon en Windows-1252, pour que les caractères accentués des exportations plus anciennes soient corrects. |
| nunia lit la couche de texte dans le navigateur et reprend les chiffres imprimés tels quels. Ce n’est que pour un PDF sans couche de texte, par exemple un scan, que la reconnaissance de texte par IA transcrit (jusqu’à 60 pages par fichier). |
Pas à pas dans nunia
- Créer le mandat. Sous « Créer un mandat », vous saisissez la raison sociale, la forme juridique, le domicile et la direction du mandat. Dans les données de base, vous choisissez l’étendue du mandat et l’exercice. La vidéo « Bienvenue dans nunia – votre poste de travail » montre le poste de travail avec mandats, tâches et délais.
- Glisser le fichier. Dans la barre latérale, sous « Préparation », vous ouvrez « Importation de données et mapping ». L’aperçu des années affiche une ligne par exercice ; glissez la balance des soldes dans le champ de l’année.
- Confirmer le type, l’année et les colonnes. nunia demande si le type et l’année du fichier sont corrects et affiche le nombre de comptes reconnus. Sous « Vérifier les colonnes », vous voyez comment le numéro de compte, la désignation et le solde ont été lus et modifiez au besoin une colonne, pour le PDF comme pour Excel. Si nunia ne reconnaît aucun compte, vous attribuez les colonnes vous-même ; sans numéros de compte, nunia n’importe rien.
- Attribuer les comptes. nunia attribue chaque compte, selon le plan comptable PME, à un poste du bilan ou du compte de résultat. Si le plan comptable diverge, cochez la case et nunia attribue selon la désignation du compte. Vous modifiez une attribution via le champ de sélection ou en glissant le compte sur un autre poste ; nunia mémorise la correction pour ce client.
- Vérifier le bilan et valider. Les actifs et les passifs doivent être égaux, et le bénéfice selon le bilan doit correspondre au bénéfice selon le compte de résultat. Les écarts jusqu’à 50 centimes sont considérés comme des arrondis ; nunia affiche ouvertement les écarts plus importants au lieu de les lisser. Avec la validation du mapping, la base des comptes annuels est posée.
- Exercice précédent et autres années. Vous créez l’exercice précédent comme exercice distinct et l’importez aussitôt ; nunia ne reprend pas la colonne de l’exercice précédent du fichier actuel. Vous glissez plusieurs années d’un coup dans l’aperçu des années ; nunia propose l’année par fichier d’après le nom du fichier et n’enregistre qu’après votre confirmation.
- Facultatif : extraits de compte. Dans la colonne « Extraits de compte », vous chargez des fiches de compte ou des journaux des écritures en CSV, Excel ou PDF. nunia rapproche par compte le solde de l’exercice précédent plus les mouvements avec la balance des soldes et présente séparément dans le tableau des immobilisations les entrées, les sorties et les amortissements.
Vous établissez ensuite les comptes annuels selon le CO. La vidéo « Importer des données » montre l’ensemble du déroulement.
Particularités par programme
Les règles de l’importation s’appliquent de la même manière à tous les fichiers ; nunia n’a pas de réglage propre par programme. La série de tests de l’importation contient de vraies balances des soldes issues de plusieurs programmes comptables suisses, dont des exportations d’Abacus, Banana, Sage et bexio. Selon le programme, ces règles sont particulièrement importantes. La manière de créer l’exportation dans le programme concerné figure dans sa documentation.
Balance des soldes d’Abacus
- Totaux de groupe et sous-totaux : dans nunia, les numéros de compte comptent au moins quatre chiffres. nunia ne compte jamais comme comptes les numéros plus courts, par exemple les totaux de groupe ou de niveau dans un rapport.
- Extraits de compte en PDF : pour le tableau des immobilisations et les mouvements de compte, nunia lit aussi les extraits de compte en plus de la balance des soldes. Sont reconnus entre autres un journal des écritures avec numéro de compte par ligne et une fiche de compte avec le compte en titre de bloc et solde d’ouverture. Si une ligne ne correspond pas au solde courant, nunia le signale par compte.
- Scans : si la balance des soldes n’existe que sous forme de PDF scanné, la reconnaissance de texte par IA transcrit les chiffres et recalcule les sous-totaux imprimés ; les blocs divergents sont signalés, non ajustés en silence.
Plus sur le déroulement avec Abacus comme comptabilité et nunia pour le bouclement : Comptes annuels à partir de la balance des soldes Abacus.
Balance des soldes de Banana
- Balance des soldes : vous reprenez la balance des soldes en Excel, CSV ou PDF avec couche de texte. L’important est que chaque ligne contienne un numéro de compte, une désignation et un solde ou un débit et un crédit.
- Détails de compte en PDF : pour le tableau des immobilisations et les mouvements de compte, nunia lit aussi les détails de compte imprimés. Sont reconnus les en-têtes de compte sous la forme « numéro monnaie désignation » sans « Compte » en préfixe et les soldes d’ouverture précédés d’une date, aussi avec une année à deux chiffres.
- Fichiers longs : nunia lit localement, à partir de la couche de texte, les détails de compte de nombreuses pages. La limite de 60 pages ne s’applique qu’à la reconnaissance de texte par IA des fichiers scannés.
Balance des soldes de Sage
- Lignes de total : nunia saute, dans tous les chemins, les lignes qui commencent par « Total » et portent un numéro de groupe dans la colonne des comptes : lors de la lecture automatique, dans l’attribution manuelle des colonnes (avec indication) et dans le lecteur de texte PDF.
- Comptes avec suffixe : nunia lit les numéros de compte avec suffixe, par exemple 1500-1 ou 1500.1, comme des comptes distincts au lieu de les rejeter.
- Écarts : si un fichier contient un véritable écart entre le résultat imprimé et la somme des soldes, nunia l’affiche. Au-delà de 50 centimes, un écart est considéré comme réel et n’est pas lissé.
Balance des soldes de bexio
- Niveaux de groupe avec numéro propre : si une exportation présente les niveaux de groupe comme numéros à quatre chiffres distincts au-dessus des comptes (par exemple une ligne de groupe 1020 au-dessus des comptes 10200 ss), ces totaux compteraient double. nunia ne supprime un numéro-préfixe plus court que si la somme des soldes se rapproche ainsi de zéro ; les vrais comptes sont conservés.
- Numéros de ligne consécutifs : si le fichier contient une colonne avec une numérotation continue 1, 2, 3 …, nunia ne choisit jamais cette colonne comme numéro de compte.
- Plan comptable : si le plan comptable suit le plan comptable PME, nunia attribue selon le numéro de compte ; sinon, vous cochez la case pour un plan comptable divergent et nunia attribue selon la désignation.
Plus sur le déroulement avec bexio chez le client, aussi sur les lignes en double dans l’exportation : Comptes annuels à partir de la balance des soldes bexio.
Depuis Aumico ou un autre programme de bouclement
Qui établissait jusqu’ici le bouclement dans un autre programme de comptes annuels, par exemple Aumico, suit le même chemin : importer la balance des soldes de l’exercice et de l’exercice précédent depuis la comptabilité du client, classer les documents antérieurs dans le dossier permanent. Il n’existe pas de reprise de fichiers depuis l’ancien programme de bouclement. Les étapes sont décrites sous D’Aumico à nunia.
Questions fréquentes
Dois-je changer de comptabilité pour utiliser nunia ?
Non. nunia n’est pas une comptabilité financière. La comptabilité reste dans le programme actuel ; nunia prend en charge le bouclement à partir de la balance des soldes exportée.
Existe-t-il une interface avec Abacus, Banana, Sage ou bexio ?
bexio est connecté directement (connexion via l’identification auprès de bexio, récupération de la balance des soldes et des extraits de compte par exercice). Depuis Abacus, Banana, Sage et tous les autres programmes, nunia lit la balance des soldes à partir d’un fichier exporté en Excel, CSV ou PDF ; d’autres interfaces directes, notamment avec Abacus, Topal et Infoniqa, sont en préparation. Vous continuez à tenir la comptabilité dans le programme actuel.
Puis-je importer plusieurs années d’un coup ?
Oui. Dans l’aperçu des années, vous glissez simultanément les fichiers de plusieurs années. nunia propose l’année par fichier d’après le nom du fichier et n’enregistre qu’après votre confirmation.
Que se passe-t-il si la balance des soldes n’est pas équilibrée ?
nunia affiche ouvertement l’écart. Les écarts jusqu’à 50 centimes sont considérés comme des arrondis ; les écarts plus importants ne sont pas lissés, et vous ne clarifiez la validation du mapping qu’ensuite.
nunia utilise-t-il l’IA lors de l’importation ?
Uniquement pour un PDF sans couche de texte, par exemple un scan. nunia lit Excel, CSV et PDF avec couche de texte sans IA ; les chiffres imprimés sont repris tels quels.
Les lignes de groupe et de total sont-elles comptées deux fois ?
Non. nunia ne compte jamais comme comptes les numéros de moins de quatre chiffres, saute les lignes « Total » numérotées et ne supprime les niveaux de groupe avec numéro propre que si la somme des soldes se rapproche ainsi de zéro. Les vrais comptes sont conservés.
Dois-je refaire l’attribution des comptes chaque année ?
Non. nunia mémorise les corrections de l’attribution par client et les applique à nouveau à chaque importation ultérieure, indépendamment de l’exercice.
Essayer nunia
La visite du système montre nunia avec des clients et des chiffres modèles, sans inscription. Pour les questions concernant votre entreprise, convenez d’une démonstration en ligne.