Il processo di chiusura

Trascrizione

Introduzione

Benvenuti in nunia. In questo video portiamo il conto annuale della Muster Bau AG nel processo di chiusura – con giustificativi, checklist, quattro occhi e approvazione.

Il dossier di chiusura

Il processo di chiusura lo apre nella barra laterale sotto «Chiusura». nunia crea il dossier di chiusura dal conto annuale: un riquadro per area – dall’attivo circolante ai costi, più allegato e punti di verifica trasversali. Ogni riquadro: importo, giustificativi evasi e stato della lista di controllo. In alto l’avanzamento di tutta la chiusura e i passi di stato: in lavorazione, in riesame, approvato, chiuso.

Giustificativi e domande per conto

Un clic su un riquadro apre l’area; con «Espandere» vede ogni conto con saldo e anno precedente. Il giustificativo va direttamente sul conto – con la graffetta o trascinando il file sulla riga, qui l’estratto bancario al 31 dicembre. Con la matita annota una nota, e lo stato passa da «in sospeso» a «in lavorazione» a «ok».

Se qualcosa è poco chiaro, sceglie «Domanda»: inserisce titolo e domanda, e il conto resta segnato in rosso finché la domanda non è evasa. Tutte le domande sono raccolte in «Domande» – lì inserisce la risposta e spunta la domanda. Il semaforo per voce e area segue automaticamente.

Liste di controllo e workflow

Ogni area ha una lista di controllo, adattata a forma giuridica, IVA e personale. I punti non pertinenti li segna come «non applicabile»; la matita apre un campo per il Suo commento. In «Punti di verifica trasversali» ci sono l’apertura, l’IVA e i lavori di chiusura – come la riconciliazione del PDF coi conti di bilancio.

La vista «Workflow» elenca i punti aperti: tutto ciò che separa ancora la chiusura dal riesame – filtri: domande, giustificativi e lista di controllo. Con «ok» evade un punto direttamente nell’elenco. Evasi tutti i giustificativi e i punti della lista, l’avanzamento è al 100 per cento.

Riesame e approvazione

Di default vale il principio dei quattro occhi; per mandati più piccoli disattiva qui il riesame e approva direttamente – il valore predefinito per tutti i mandati lo fissa nelle impostazioni. In «Riesame da parte di» sceglie chi riesamina – preimpostata è la direzione del mandato, non può scegliere la propria persona. «Sottoporre al riesame» mette lo stato su «in riesame» e crea un compito per chi riesamina. Ora può approvare solo Paula Partner, perché creatore e reviewer devono essere diversi.

Paula Partner trova il compito di riesame nella sua postazione. Nel riesame scrive osservazioni direttamente sul conto; il creatore le spunta non appena sono evase. Con «Approvare» vista la chiusura; nunia registra sigla e data, protocolla il passo e comunica l’approvazione al creatore.

Concludere e trasmettere

Poi conclude la chiusura – se serve la può riaprire. «ZIP» dà il dossier con leadsheet, lista di controllo e ogni giustificativo; tramite «Ufficio di revisione» questo riceve un accesso in sola lettura.

Riepilogo

Ecco il processo di chiusura. Ogni conto è giustificato, le liste di controllo sono evase, e la chiusura è approvata secondo il principio dei quattro occhi. Nel prossimo video prepariamo l’assemblea generale – con libro delle azioni, verbale e dividendo. A presto.