Der Abschlussprozess

Transkript

Einstieg

Willkommen bei nunia. In diesem Video führen wir die Jahresrechnung der Muster Bau AG durch den Abschlussprozess – mit Nachweisen, Checklisten, Vier-Augen-Review und Freigabe.

Das Abschlussdossier

Den Abschlussprozess öffnen Sie in der Seitenleiste unter «Abschluss». nunia legt das Abschlussdossier aus der Jahresrechnung an: eine Kachel je Gebiet – vom Umlaufvermögen bis zum Aufwand, dazu Anhang und übergreifende Prüfpunkte. Jede Kachel zeigt den Betrag, die erledigten Nachweise und den Stand der Checkliste. Oben stehen der Fortschritt über den ganzen Abschluss und die Statusübersicht: in Arbeit, in Review, freigegeben, abgeschlossen.

Nachweise und Fragen je Konto

Ein Klick auf eine Kachel öffnet das Gebiet; mit «Aufklappen» sehen Sie jedes Konto mit Saldo und Vorjahr. Den Nachweis legen Sie direkt beim Konto ab – über die Büroklammer oder indem Sie die Datei auf die Zeile ziehen, hier den Bankauszug per 31. Dezember. Mit dem Stift halten Sie eine Notiz fest, und der Status wechselt von «offen» über «in Arbeit» auf «ok».

Ist etwas unklar, wählen Sie «Frage»: Sie erfassen Titel und Frage, und das Konto bleibt rot markiert, bis die Frage erledigt ist. Alle Fragen stehen gesammelt unter «Fragen» – dort tragen Sie die Antwort ein und haken die Frage ab. Die Ampel je Position und Gebiet folgt automatisch.

Checklisten und Workflow

Zu jedem Gebiet gehört eine Checkliste, abgestimmt auf Rechtsform, Mehrwertsteuer und Personal. Punkte, die nicht zutreffen, markieren Sie mit «n. a.»; der Stift öffnet ein Feld für Ihren Kommentar. Unter «Übergreifende Prüfpunkte» stehen die Eröffnung, die Mehrwertsteuer und die Abschlussarbeiten – etwa die Abstimmung des PDF mit den Bilanzkonten.

Die Ansicht «Workflow» zeigt als Restliste alles, was den Abschluss noch von der Review trennt – filterbar nach Fragen, Nachweisen und Checkliste. Mit «ok» erledigen Sie einen Punkt direkt in der Liste. Sind alle Nachweise und Checklistenpunkte erledigt, steht der Fortschritt auf 100 Prozent.

Review und Freigabe

Standardmässig gilt das Vier-Augen-Prinzip; für kleinere Mandate schalten Sie den Review hier aus und geben selbst frei – die Voreinstellung für alle Mandate legen Sie in den Einstellungen fest. Unter «Review durch» wählen Sie die Reviewerin – voreingestellt ist die Mandatsleitung, sich selbst können Sie nicht wählen. «Zur Review geben» setzt den Status auf «in Review» und legt der Reviewerin eine Aufgabe an. Freigeben kann jetzt nur noch Paula Partner, denn Ersteller und Reviewer müssen verschieden sein.

Paula Partner findet die Review-Aufgabe auf ihrem Arbeitsplatz. Im Review schreibt sie Bemerkungen direkt zum Konto; der Ersteller hakt sie ab, sobald sie erledigt sind. Mit «Freigeben» visiert sie den Abschluss; nunia hält Kürzel und Datum fest, protokolliert den Schritt und meldet die Freigabe dem Ersteller.

Abschliessen und weitergeben

Danach schliessen Sie den Abschluss ab – bei Bedarf lässt er sich wieder öffnen. «ZIP» liefert das Dossier mit Leadsheets, Checkliste und allen Belegen; über «Revisionsstelle» erhält die Revisionsstelle einen Lesezugang.

Zusammenfassung

Das war der Abschlussprozess. Jedes Konto ist nachgewiesen, die Checklisten sind erledigt, und der Abschluss ist nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben. Im nächsten Video bereiten wir die Generalversammlung vor – mit Aktienbuch, GV-Protokoll und Dividende. Bis gleich.