GV-Protokoll & Aktienbuch
Das fünfte Lernvideo bereitet die Generalversammlung einer Muster-AG vor: vom Aktienbuch über das GV-Protokoll mit den Standard-Traktanden bis zur Dividende mit Verrechnungssteuer und Dividendenbescheinigung.
Fachlich verantwortlich: Marco Zanetti und Reto Ackermann, Treuhänder und Wirtschaftsprüfer, fastview ag
Das lernen Sie
- Aktionärinnen und Aktionäre im Aktienbuch erfassen und Mutationen buchen
- Wirtschaftlich Berechtigte nach Art. 697j OR führen
- Das GV-Protokoll mit Traktanden, Teilnehmern und Gewinnverwendung erzeugen
- Die Dividende brutto, Verrechnungssteuer und netto je Aktionär verteilen
- Frist und Formular 103 für die Verrechnungssteuer vorbereiten
Transkript
Einstieg
Willkommen bei nunia. In diesem Video bereiten wir die Generalversammlung der Muster Bau AG vor – vom Aktienbuch über das GV-Protokoll bis zur Dividende mit Verrechnungssteuer und Bescheinigung.
Firma & Beschlüsse
Die Unterlagen zur Gesellschaft finden Sie in der Seitenleiste unter «Firma & Beschlüsse»: Beteiligte & Register, GV-Protokoll sowie Dividende & Bescheinigung. Was dort steht, richtet sich nach der Rechtsform – bei der AG das Aktienbuch, bei der GmbH das Anteilbuch, bei der Genossenschaft das Genossenschafterverzeichnis. Die drei Seiten bauen aufeinander auf: Aus dem Aktienbuch entstehen die Teilnehmer des Protokolls und die Verteilung der Dividende.
Das Aktienbuch
Im Aktienbuch erfassen Sie die Aktionärinnen und Aktionäre nach Artikel 686 OR – mit Adresse, Kategorie, Anzahl und Nennwert. Wir erfassen den Gründungsbestand: Martin Muster mit 300 und Sandra Muster mit 200 Namenaktien zu je 1'000 Franken. nunia gleicht das Total der Nennwerte mit dem Aktienkapital der Bilanz ab – hier stimmen die 500'000 Franken überein. «Titel-Nummern zuweisen» nummeriert die Aktien fortlaufend.
Spätere Käufe, Verkäufe oder Schenkungen erfassen Sie im Mutationsjournal; der bisherige Bestand wird durchgestrichen und der neue mit Vorgangsnummer eingetragen. Darunter führen Sie die wirtschaftlich Berechtigten nach Artikel 697j OR – Personen ab 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmen.
Das GV-Protokoll
Das GV-Protokoll steht mit den Standard-Traktanden nach OR bereit – von der Feststellung der Beschlussfähigkeit bis zur Wahl der Revisionsstelle. Sind sämtliche Aktien vertreten, führen Sie die Versammlung als Universalversammlung nach Artikel 701 OR. Liegt das Datum mehr als sechs Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres, weist nunia auf die Frist nach Artikel 699 OR hin. «Aus Stammdaten & Aktienbuch übernehmen» trägt die Teilnehmer mit ihren Aktien ein.
Beim Traktandum «Verwendung des Bilanzgewinns» steht der Jahresgewinn aus dem Import bereit; hier beschliessen wir eine Dividende von 100'000 Franken, also 200 Franken je Aktie. Für die Revisionsstelle prüft nunia, ob ein Opting-out möglich ist, und zeigt dazu die Grössenkriterien aus der Jahresrechnung.
Mit «PDF» oder «Word» erzeugt nunia das Protokoll, die Einladung und die Dividendenbescheinigungen in einem ZIP. Das Protokoll enthält Präsenz, Traktanden und Beschlüsse, die Gewinnverwendung als Tabelle und am Schluss die Unterschriften. Das Word-Dokument können Sie weiterbearbeiten, bevor es unterzeichnet wird.
Dividende und Bescheinigung
Unter «Dividende & Bescheinigung» übernimmt nunia die Bruttodividende aus dem GV-Beschluss. Die Verteilung je Aktionär folgt aus dem Aktienbuch: brutto, Verrechnungssteuer 35 Prozent und netto. Mit der Fälligkeit rechnet nunia die Frist von 30 Tagen für Deklaration und Ablieferung, und «VST-Frist ins Cockpit» legt sie als Aufgabe an. Die ePortal-Abfüllhilfe führt Formular 103 Feld für Feld auf; eingereicht wird die Deklaration im ePortal der ESTV. «PDF · Briefe je Aktionär» erzeugt die Dividendenbescheinigungen.
Zusammenfassung
Das war die Vorbereitung der Generalversammlung. Aktienbuch, Protokoll und Dividende beruhen auf denselben Angaben und passen zusammen. Im nächsten Video geht es um Ihren Arbeitsplatz – mit Aufgaben, Terminen und dem Fristenkalender über alle Mandate. Bis gleich.
Zum Thema vertiefen
Häufige Fragen
Welches Register führt nunia für GmbH und Genossenschaft?
Das Register richtet sich nach der Rechtsform: bei der AG das Aktienbuch, bei der GmbH das Anteilbuch, bei der Genossenschaft das Genossenschafterverzeichnis.
Kann ich das GV-Protokoll in Word weiterbearbeiten?
Ja. nunia erzeugt das Protokoll als PDF oder Word, zusammen mit Einladung und Dividendenbescheinigungen in einem ZIP. Das Word-Dokument können Sie vor der Unterzeichnung weiterbearbeiten.
Weist nunia auf die Frist für die Generalversammlung hin?
Ja. Liegt das Datum mehr als sechs Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres, weist nunia auf die Frist nach Art. 699 OR hin.
Reicht nunia die Verrechnungssteuer bei der ESTV ein?
Nein. nunia rechnet die Frist von 30 Tagen und führt Formular 103 mit einer Abfüllhilfe Feld für Feld auf; eingereicht wird die Deklaration im ePortal der ESTV.
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