Échange de données avec le client et l’organe de révision
La sixième vidéo présente l’échange de données : comment demander documents et réponses au client, comment nunia le relance, comment mettre à disposition les comptes annuels terminés et donner un accès en lecture à l’organe de révision.
Responsables du contenu : Marco Zanetti et Reto Ackermann, fiduciaires et experts-réviseurs, fastview ag
Ce que vous apprenez
- Composer une demande avec documents, questions et délai
- Planifier les rappels et suivre l’état dans l’aperçu du statut
- Reprendre les documents remis dans le dossier de bouclement
- Mettre les comptes annuels à disposition via le portail client
- Donner à l’organe de révision un accès limité dans le temps et en lecture seule
Transcription
Introduction
Bienvenue chez nunia. Cette vidéo présente l’échange de données: demander des documents au client, livrer les comptes annuels, donner un accès en lecture à l’organe de révision.
Demander des documents au client
L’échange de données s’ouvre dans la barre latérale sous «Bouclement». Sous «Demander au client», vous inscrivez jusqu’à deux destinataires, au besoin avec un message personnel. À la deuxième étape, vous listez les documents, tel l’extrait bancaire à la date du bilan. Chaque document, vous l’attribuez à un poste du dossier de bouclement, au besoin avec le compte. Au lieu d’un document, vous pouvez aussi poser une question, le client y répond directement au portail.
À la troisième étape, vous fixez le délai. nunia relance le client de lui-même, par exemple sept jours après l’envoi, puis tous les cinq jours, jusqu’à remise complète. Dès le troisième rappel, une copie va au responsable de mandat; à droite, vous voyez les dates à l’avance. D’un clic, vous envoyez la demande.
Le portail client
Le client reçoit un e-mail avec le lien vers le portail client. Là, il demande un code à usage unique, qui lui parvient par e-mail; l’accès est ainsi doublement protégé. Il voit tous les points avec le délai, téléverse les documents et répond aux questions. Ce qui manque, il peut le fournir plus tard; d’ici là, nunia rappelle les points en suspens. Avec «Envoyer», la remise vous parvient.
Suivre l’état et reprendre
Dans l’aperçu du statut, vous suivez chaque envoi: envoyé, ouvert, rappelé, remis et repris. Vous voyez quels points sont arrivés et lisez les réponses. Au besoin, vous déclenchez un rappel vous-même, ou vous le suspendez. Avec la reprise, vous classez les documents dans le dossier de bouclement à la position attribuée.
Mettre les comptes annuels à disposition
Sous «Mettre à disposition du client», vous envoyez les comptes annuels finis par le même portail. C’est toujours la version actuelle du PDF du classement qui est remise. Le moment du retrait par le client figure sous «Mise à disposition & retrait».
Accès pour l’organe de révision
Pour l’organe de révision, au processus de bouclement: bouton «Organe de révision». Vous saisissez les adresses e-mail et choisissez la durée de l’accès. L’organe de révision reçoit un accès en lecture seule au bouclement; si la revue interne est encore ouverte, nunia le signale. D’autres vidéos d’apprentissage sont sur nunia.ch. À la prochaine.
Questions fréquentes
À quelle fréquence nunia relance-t-il le client ?
Par exemple sept jours après l’envoi, puis tous les cinq jours, jusqu’à remise complète. Dès le troisième rappel, une copie va au responsable de mandat.
Comment le client se connecte-t-il au portail ?
Il ouvre le lien de l’e-mail et demande un code à usage unique, qui lui parvient par e-mail.
Puis-je poser une question au lieu de demander un document ?
Oui. Le client répond à la question directement au portail.
Quelle version des comptes annuels le client reçoit-il ?
C’est toujours la version actuelle du PDF du classement qui est remise. Le moment du retrait par le client figure sous «Mise à disposition & retrait».
Puis-je suspendre un rappel ?
Oui. Dans l’aperçu du statut, vous déclenchez au besoin un rappel vous-même ou vous le suspendez.
Essayer nunia
La visite du système montre nunia avec des clients et des chiffres modèles, sans inscription. Pour les questions concernant votre entreprise, convenez d’une démonstration en ligne.