GV-Protokoll erstellen
Stand: · fastview ag, Suhr
Fachlich verantwortlich: Marco Zanetti und Reto Ackermann, Treuhänder und Wirtschaftsprüfer, fastview ag
Die ordentliche Generalversammlung genehmigt die Jahresrechnung, beschliesst über den Bilanzgewinn und entlastet den Verwaltungsrat. Diese Seite fasst Traktanden, Fristen und Form knapp zusammen und zeigt, wie nunia das Protokoll aus Stammdaten, Aktienbuch und Jahresrechnung vorbereitet.
Rahmen im OR
- Befugnisse: Die Generalversammlung genehmigt die Jahresrechnung, beschliesst über die Verwendung des Bilanzgewinns, entlastet die Mitglieder des Verwaltungsrats und wählt Verwaltungsrat und Revisionsstelle (Art. 698 OR).
- Frist: Die ordentliche Generalversammlung findet innert sechs Monaten nach Schluss des Geschäftsjahres statt (Art. 699 OR). Für GmbH und Genossenschaft gilt dieselbe Frist nach ihren eigenen Bestimmungen.
- Einberufung: spätestens 20 Tage vor der Versammlung, mit den Traktanden und Anträgen (Art. 700 OR).
- Universalversammlung: Sind sämtliche Aktien vertreten, kann die Versammlung ohne Einhaltung der Einberufungsvorschriften beschliessen (Art. 701 OR).
- Protokoll: Der Verwaltungsrat sorgt dafür, dass über Beschlüsse und Wahlen ein Protokoll geführt wird (Art. 702 OR).
Die Standard-Traktanden in nunia
nunia legt das Protokoll mit diesen Traktanden an; Sie verschieben sie per Ziehen, ergänzen oder entfernen sie:
- Feststellung der ordnungsgemässen Einladung und der Beschlussfähigkeit (entfällt bei einer Universalversammlung)
- Genehmigung des Protokolls der letzten ordentlichen Generalversammlung
- Genehmigung des Geschäftsberichts und der Jahresrechnung für das Geschäftsjahr
- Verwendung des Bilanzgewinns
- Entlastung der Mitglieder des Organs
- Wahlen in das Organ
- Wahl der Revisionsstelle (entfällt bei einem Opting-out)
- Varia
Als Ergebnis ist «angenommen, 100 % Zustimmung» vorgegeben und jederzeit änderbar. Vorsitz, Protokollführung und Stimmenzählung erfassen Sie mit Namen; die Bezeichnungen passt nunia der Person an.
AG, GmbH, Genossenschaft und Verein
Begriffe und Organe richten sich nach der Rechtsform: bei der AG Verwaltungsrat und Generalversammlung, bei der GmbH Geschäftsführung und Gesellschafterversammlung, bei der Genossenschaft Verwaltung und Generalversammlung. Beim Verein entfällt die Gewinnverwendung. Für Stiftungen und Einzelunternehmen erstellt nunia kein GV-Protokoll.
Frist und Universalversammlung
nunia rechnet das Fristende aus dem Bilanzstichtag: sechs Monate danach, beim 31. Dezember also der 30. Juni. Liegt das Datum der ordentlichen Versammlung später, erscheint ein Hinweis auf die Frist, zusammen mit dem Knopf «Als Universalversammlung führen». Bei einer Universalversammlung hält das Protokoll fest, dass sämtliche Aktien vertreten sind und die Versammlung ohne Einhaltung der Einberufungsvorschriften beschlussfähig ist.
Revisionsstelle oder Opting-out
Für das Traktandum zur Revisionsstelle gleicht nunia die eingetragene Revisionsstelle über das Handelsregister (Zefix) ab. Ist keine eingetragen, schlägt nunia «Verzicht auf Revisionsstelle (Opting-out)» vor und prüft anhand von Bilanzsumme und Umsatz aus der Jahresrechnung sowie der Vollzeitstellen, ob ein Opting-out grössenmässig zulässig ist. Mehr dazu unter Opting-out und Revisionspflicht.
Teilnehmer, Gewinnverwendung und Ausgabe
«Aus Stammdaten & Aktienbuch übernehmen» trägt die Teilnehmer mit ihren Aktien und Stimmen in die Präsenzliste ein. Beim Traktandum zur Gewinnverwendung übernimmt nunia die Tabelle aus der Jahresrechnung. Ein Klick erzeugt ein ZIP mit Protokoll, Einladung mit Traktandenliste und je einer Dividendenbescheinigung pro Aktionär, wahlweise als Word oder PDF. Das Word-Dokument bearbeiten Sie vor der Unterzeichnung weiter. Im Folgejahr übernehmen Sie Konstituierung, Teilnehmer, Traktanden und Revisionsstelle aus dem Vorjahresprotokoll; Datum, Gewinnverwendung und Beschlüsse übernimmt nunia bewusst nicht.
Das übernimmt nunia
- Standard-Traktanden je Rechtsform anlegen
- Teilnehmer aus Stammdaten und Aktienbuch übernehmen
- Fristende rechnen und auf die Frist von sechs Monaten hinweisen
- Revisionsstelle über Zefix abgleichen und Opting-out grössenmässig prüfen
- Gewinnverwendung aus der Jahresrechnung übernehmen
- Protokoll, Einladung und Bescheinigungen als Word oder PDF
Das entscheiden Sie
- Datum, Ort und Form der Versammlung
- Anträge, Abstimmungsergebnisse und Wahlen
- ob die Voraussetzungen einer Universalversammlung erfüllt sind
- Wortlaut, Unterzeichnung und Anmeldung beim Handelsregister
Diese Seite fasst die Rechtslage vereinfacht zusammen und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Massgebend sind Gesetz, Statuten und die aktuelle Praxis.
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Häufige Fragen
Welche Traktanden enthält das GV-Protokoll in nunia?
Feststellung der Einladung und Beschlussfähigkeit, Genehmigung des letzten Protokolls, Genehmigung von Geschäftsbericht und Jahresrechnung, Verwendung des Bilanzgewinns, Entlastung, Wahlen in das Organ, Wahl der Revisionsstelle und Varia. Sie können Traktanden verschieben, ergänzen und entfernen.
Bis wann muss die ordentliche Generalversammlung stattfinden?
Innert sechs Monaten nach Schluss des Geschäftsjahres (Art. 699 OR). nunia rechnet das Fristende aus dem Bilanzstichtag und weist darauf hin, wenn das Datum später liegt.
Unterstützt nunia die Universalversammlung?
Ja. Sind sämtliche Aktien vertreten, führen Sie die Versammlung als Universalversammlung nach Art. 701 OR; das Traktandum zur Einladung entfällt, und das Protokoll hält die Vertretung fest.
Kann ich das Protokoll in Word bearbeiten?
Ja. nunia erzeugt Protokoll, Einladung und Dividendenbescheinigungen als Word oder PDF in einem ZIP. Das Word-Dokument bearbeiten Sie vor der Unterzeichnung weiter.
Funktioniert das GV-Protokoll auch für die GmbH?
Ja. Bei der GmbH verwendet nunia die Begriffe Gesellschafterversammlung, Geschäftsführung und Stammanteile; die Teilnehmer stammen aus dem Anteilbuch.
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