Balance des soldes : ce qu’elle est, ce qu’elle contient et comment en faire les comptes annuels
État : · fastview ag, Suhr
Responsables du contenu : Marco Zanetti et Reto Ackermann, fiduciaires et experts-réviseurs, fastview ag
Une balance des soldes est la liste de tous les comptes d’une comptabilité avec leur solde à une date de référence, comptes de bilan et comptes de résultat ensemble. Comme chaque écriture figure au débit et au crédit, la somme de tous les soldes est nulle ; on reconnaît ainsi si la liste est complète. Pour les fiduciaires, elle est le point de passage entre la comptabilité et les comptes annuels.
Notion : balance des soldes, liste des soldes, balance de vérification
Dans la pratique, les termes sont souvent utilisés indifféremment. À proprement parler, la balance des soldes (aussi liste des soldes) ne montre par compte que le solde final, c’est-à-dire la différence entre le débit et le crédit. La balance des sommes montre par compte la somme de toutes les écritures au débit et de toutes celles au crédit. On appelle balance de vérification une balance des soldes ou des sommes établie avant le bouclement définitif pour vérifier que la comptabilité est équilibrée. Pour les comptes annuels, c’est la balance des soldes après les écritures de bouclement qui compte.
Différence avec le journal, la fiche de compte, le bilan et le compte de résultat
| Analyse | Ce qu’elle montre | À quoi elle sert dans le bouclement |
|---|---|---|
| Journal | toutes les écritures par ordre chronologique, avec date, pièce, compte de débit et de crédit | retraçage d’écritures individuelles |
| Fiche de compte (grand livre) | par compte, solde d’ouverture, mouvements et solde de clôture | rapprochement des comptes, tableau des immobilisations |
| Balance des soldes | par compte, le solde à la date de référence, comptes de bilan et de résultat dans une seule liste | base des comptes annuels |
| Bilan | actifs et passifs, structurés par postes, bénéfice comme partie des capitaux propres | partie des comptes annuels (art. 959a CO) |
| Compte de résultat | produits et charges de la période, structurés par postes | partie des comptes annuels (art. 959b CO) |
Le passage de la balance des soldes au bilan et au compte de résultat est une attribution : chaque compte est affecté à un poste de la structure minimale, les soldes des comptes d’un poste sont additionnés. Avec le plan comptable PME suisse, le poste découle largement du numéro de compte : classe 1 actifs, 2 passifs, 3 produits d’exploitation, 4 à 6 charges, 7 et 8 résultats accessoires d’exploitation, postes hors exploitation et extraordinaires ainsi qu’impôts, 9 clôture.
Exemple de balance des soldes
Une petite société commerciale au 31 décembre, en francs. Les soldes débiteurs sont à gauche, les soldes créditeurs à droite.
| Compte | Désignation | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 1020 | Banque | 60'000 | |
| 1100 | Créances résultant de la vente de biens et de prestations de services | 40'000 | |
| 1500 | Machines et appareils | 50'000 | |
| 2000 | Dettes résultant de l’achat de biens et de prestations de services | 30'000 | |
| 2800 | Capital-actions | 100'000 | |
| 2970 | Bénéfice reporté | 5'000 | |
| 3200 | Produits des ventes | 400'000 | |
| 4200 | Charges de marchandises | 220'000 | |
| 5000 | Charges salariales | 120'000 | |
| 6000 | Charges de locaux | 30'000 | |
| 6800 | Amortissements | 15'000 | |
| Total | 535'000 | 535'000 |
Le débit et le crédit sont égaux, la balance des soldes est équilibrée. Les comptes de résultat donnent un bénéfice de CHF 15'000 (produits 400'000 moins charges 385'000). Au bilan, des actifs de 150'000 font face à des passifs de 135'000 ; la différence est le même bénéfice de 15'000. Ce double contrôle, actifs égaux aux passifs et bénéfice selon le bilan égal au bénéfice selon le compte de résultat, est la vérification que toute importation d’une balance des soldes devrait faire en premier.
Établir et exporter la balance des soldes
La balance des soldes est établie par le programme comptable ; on ne la calcule pratiquement plus à la main. Dans les programmes courants, on la trouve parmi les analyses ou les rapports, selon le programme sous le nom de balance des soldes, liste des soldes ou balance de vérification. La manière de l’exporter dans chaque programme figure dans sa documentation. Pour les comptes annuels, veillez à :
- date de référence égale à la date du bilan, état après toutes les écritures de bouclement
- tous les comptes du bilan et du compte de résultat dans un seul fichier
- par ligne, numéro de compte, désignation et solde, ou débit et crédit séparés
- Excel ou CSV si possible ; un PDF avec couche de texte convient aussi
- un fichier distinct par exercice, aussi pour l’exercice précédent
S’il n’existe pas de fichier comptable, par exemple pour un nouveau client avec des comptes annuels sur papier, une balance des soldes peut aussi être construite dans Excel : une ligne par compte avec numéro de compte, désignation et solde, soldes débiteurs positifs, soldes créditeurs négatifs. La somme de la colonne doit être nulle. Pour l’exercice précédent, la balance des soldes issue des comptes annuels de l’exercice précédent suffit souvent ; elle fournit les chiffres comparatifs et les soldes d’ouverture.
Les pièges typiques sont les lignes de groupe et de total lues comme des comptes, une colonne de l’exercice précédent dans le même fichier, des signes représentés différemment selon le programme et des exportations tirées avant les dernières écritures de bouclement. La page Migration décrit ce qu’il faut particulièrement observer pour les exportations d’Abacus, Banana, Sage et bexio ; deux programmes ont leur propre page : Comptes annuels à partir de la balance des soldes Abacus et Comptes annuels à partir de la balance des soldes bexio. Qui établissait jusqu’ici le bouclement dans Aumico : Passer d’Aumico à nunia.
Importation dans nunia avec confirmation des colonnes
Dans nunia, vous glissez la balance des soldes dans le champ de l’exercice. nunia lit Excel, CSV et PDF ; pour un PDF, d’abord la couche de texte, et ce n’est que pour un scan sans couche de texte que la reconnaissance de texte par IA intervient. Avant l’enregistrement, vous confirmez le type et l’année du fichier et, sous « Vérifier les colonnes », quelle colonne a été lue comme numéro de compte, désignation et solde, pour le PDF comme pour Excel.
Des règles fixes s’appliquent ensuite : nunia ne compte jamais comme comptes les numéros de moins de quatre chiffres, saute les lignes « Total », et un écart d’arrondi jusqu’à 50 centimes est considéré comme un arrondi. nunia affiche ouvertement les écarts plus importants au lieu de les lisser. Chaque compte est attribué à un poste selon le plan comptable PME ou, en cas de plan comptable divergent, selon la désignation ; nunia mémorise les corrections par client. Avec la validation du mapping, la base des comptes annuels est posée. La vidéo « Importer des données » montre le déroulement.
La suite, de la structure à l’annexe jusqu’à la signature, figure sous Établir les comptes annuels ; Bouclement annuel en Suisse décrit le cadre avec délais et assemblée générale.
Cette page résume la situation juridique de manière simplifiée et ne remplace pas un conseil dans le cas d’espèce. La loi, les statuts et la pratique actuelle font foi.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une balance des soldes ?
La liste de tous les comptes avec leur solde à une date de référence, comptes de bilan et comptes de résultat ensemble. La somme de tous les soldes est nulle, car chaque écriture figure au débit et au crédit.
Quelle est la différence entre la balance des soldes et le bilan ?
La balance des soldes énumère chaque compte séparément, y compris les comptes de résultat. Le bilan ne montre que les actifs et les passifs, structurés par postes, avec le bénéfice comme partie des capitaux propres.
Pourquoi ma balance des soldes n’est-elle pas équilibrée ?
Les causes fréquentes sont des comptes manquants dans l’exportation, des lignes de groupe ou de total comptées deux fois, une exportation avant les écritures de bouclement ou des signes mal lus. nunia affiche l’écart au lieu de le lisser.
Dans quel format puis-je importer la balance des soldes dans nunia ?
En Excel (.xlsx), CSV ou PDF. Avant l’enregistrement, vous confirmez comment le numéro de compte, la désignation et le solde ont été lus.
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