Treuhandsoftware Schweiz: was sie können muss
Stand: · fastview ag, Suhr
Fachlich verantwortlich: Marco Zanetti und Reto Ackermann, Treuhänder und Wirtschaftsprüfer, fastview ag
Eine Treuhandsoftware für die Schweiz muss den Jahresabschluss nach OR sicher abbilden, das Gesellschaftsrecht rund um den Abschluss kennen und die Daten der Kunden schützen. Diese Seite nennt zehn Kriterien für die Auswahl, unabhängig vom Anbieter, und zeigt je Punkt, was nunia dazu tut. Am Schluss stehen Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können.
Kurz zusammengefasst
- Treuhandsoftware, Buchhaltungssoftware und Abschlusssoftware sind nicht dasselbe. nunia ist keine Finanzbuchhaltung, sondern übernimmt den Abschluss ab der Saldenbilanz.
- Kern sind die Jahresrechnung nach Art. 957 ff. OR, ein nachvollziehbarer Abschlussprozess und die Beschlüsse danach: GV-Protokoll, Aktienbuch, Dividende.
- Dazu kommen Fristen über alle Mandate, die Zusammenarbeit mit Kunde und Revisionsstelle und ein Betrieb, der dem Schweizer Datenschutz genügt.
Treuhandsoftware, Buchhaltung oder Jahresabschluss-Software?
Der Begriff Treuhandsoftware wird für drei verschiedene Dinge verwendet: für die Finanzbuchhaltung, in der laufend gebucht wird, für Branchenlösungen mit Leistungserfassung und Fakturierung und für Software, die den Jahresabschluss und die Arbeit danach abbildet. nunia gehört zur dritten Gruppe: Die Buchhaltung des Kunden bleibt im bisherigen Programm, nunia übernimmt den Abschluss ab der Saldenbilanz und führt ihn bis zu Jahresrechnung, Protokoll und Beratung. Wer eine Jahresabschluss-Software sucht, prüft deshalb vor allem den Import der Saldenbilanz, die Gliederung nach OR und die Nachvollziehbarkeit, nicht die Buchungsmaske.
Checkliste: zehn Kriterien für die Auswahl
| Kriterium | Frage an die Software |
|---|---|
| 1. Import der Saldenbilanz | Liest sie die Saldenbilanz aus den gängigen Buchhaltungen als Excel, CSV oder PDF, und kann ich die Kontenzuordnung prüfen? |
| 2. Jahresrechnung nach OR | Gliedert sie Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang nach Art. 959a–959c OR, mit Vorjahr? |
| 3. Nachvollziehbarer Abschluss | Gibt es je Mandat und Jahr ein Abschlussdossier mit Nachweisen, Review und Freigabe? |
| 4. Gesellschaftsrecht nach dem Abschluss | Erzeugt sie GV-Protokoll, Gewinnverwendung und Dividende und führt sie das Aktienbuch? |
| 5. Kapitalschutz und Revisionspflicht | Weist sie auf Kapitalverlust, Überschuldung und die Grössenkriterien der Revisionspflicht hin? |
| 6. Analyse und Bewertung | Liefert sie Kennzahlen, Unternehmensbewertung und den Steuerwert nach KS 28 aus denselben Zahlen? |
| 7. Mandate, Aufgaben und Fristen | Sehe ich alle Mandate, Aufgaben und gesetzlichen Fristen an einem Ort, auch im eigenen Kalender? |
| 8. Zusammenarbeit mit Kunde und Revisionsstelle | Kann ich Unterlagen anfordern und der Revisionsstelle den Abschluss schreibgeschützt zeigen, ohne Mail-Anhänge? |
| 9. Hosting, Datenschutz und KI | Wo liegen die Daten, wie sind die Unternehmen getrennt, und wo läuft die KI? |
| 10. Rechtsformen und Geschäftsjahre | Kennt sie AG, GmbH, Genossenschaft, Verein, Stiftung und Einzelunternehmen und abweichende Geschäftsjahre? |
Die Kriterien im Einzelnen
1. Import der Saldenbilanz
Der Abschluss beginnt mit den Zahlen aus der Buchhaltung des Kunden. nunia: Saldenbilanz aus Excel, CSV oder PDF; nunia erkennt gängige Exporte, unter anderem aus Abacus, Sage, bexio, Banana, BusPro, Business Central und SAP Business One. Die Spalten legt nunia zur Bestätigung vor, die Konten ordnet es dem Schweizer KMU-Kontenrahmen zu; den Vorschlag prüfen und ändern Sie. Bei PDF liest nunia zuerst die Textebene, KI nur bei Scans. Eine laufende Live-Schnittstelle zur Buchhaltung gibt es nicht. Mehr unter Umstieg: Saldobilanz übernehmen.
2. Jahresrechnung nach OR
Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang müssen der Mindestgliederung des OR folgen und das Vorjahr zeigen. nunia: Gliederung nach Art. 959a und 959b OR, Anhang nach Art. 959c OR, Vorjahr aus der eigenen Akte, dazu Geldflussrechnung, Anlagespiegel und Eigenkapitalnachweis. Darstellung nach OR oder Swiss GAAP FER, als PDF in Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und Rätoromanisch im eigenen Erscheinungsbild. Siehe Jahresrechnung nach OR aus der Saldobilanz.
3. Nachvollziehbarer Abschluss
Wer hat was geprüft, und ist der Abschluss freigegeben? nunia: Ein digitales Abschlussdossier je Mandat und Jahr mit Prüfgebieten, Nachweisen, Checklisten und Leadsheets, wahlweise mit Vier-Augen-Prinzip und Freigabe. Die Statusübersicht zeigt den Stand der ganzen Kette. Das Dossier lässt sich als ZIP mit Nachweisen exportieren.
4. Gesellschaftsrecht nach dem Abschluss
Nach der Jahresrechnung folgen Generalversammlung, Gewinnverwendung und Register. nunia: GV-Protokoll mit Standard-Traktanden je Rechtsform, Gewinnverwendung mit Mindestzuweisung nach Art. 672 OR, Dividende mit Verrechnungssteuer und Bescheinigungen, Aktienbuch, Anteilbuch und Genossenschafterverzeichnis mit Mutationsjournal sowie das Transparenzregister mit Meldeblatt und Fristen. Siehe GV-Protokoll erstellen, Aktienbuch und Anteilbuch und Transparenzregister.
5. Kapitalschutz und Revisionspflicht
Die Jahresrechnung liefert die Grössen für Kapitalschutz und Revisionspflicht. nunia: Die Kapitalanalyse prüft Kapitalverlust und Überschuldung nach Art. 725 ff. OR und die Einlagenrückgewähr nach Art. 680 OR; für das Opting-out prüft nunia die Grössenkriterien nach Art. 727 OR. Siehe Kapitalverlust und Überschuldung und Opting-out und Revisionspflicht.
6. Analyse und Bewertung
Beratung braucht Auswertungen aus denselben Zahlen. nunia: Unternehmensanalyse mit Kennzahlen und Zielbereichen, Abweichungsanalyse, stille Reserven, Unternehmensbewertung (DCF, Ertragswert, Substanzwert) und die Anteilsbewertung nach Kreisschreiben 28 mit den Regeln der 26 Kantone. Siehe Anteilsbewertung nach KS 28.
7. Mandate, Aufgaben und Fristen
Im Treuhandalltag zählt der Überblick über alle Mandate. nunia: «Mein Arbeitsplatz» mit Board über alle Mandate, Aufgaben mit Zuständigkeit, Priorität und Erinnerungen, Fristenkalender mit persönlicher Ansicht und Kalender-Abo für Outlook, Google oder Apple. Unterwegs sehen Sie Mandate, Aufgaben und Fristen auf dem Smartphone.
8. Zusammenarbeit mit Kunde und Revisionsstelle
Unterlagen sollen nicht per Mail-Anhang hin und her gehen. nunia: Dokumentanforderungen an den Kunden mit Upload-Link und Erinnerungen, Versand des Abschlusses zur Unterzeichnung und ein schreibgeschützter Zugang der Revisionsstelle zum Abschluss mit Jahresrechnung und Nachweisen. Siehe Lernvideo 06: Datenaustausch.
9. Hosting, Datenschutz und KI
Treuhanddaten gehören zu den vertraulichsten Daten eines Unternehmens. nunia: Die Daten werden in der Schweiz gehostet; jedes Treuhandunternehmen erhält eine eigene, physisch getrennte Datenbank. Die Anmeldung erfolgt mit zweitem Faktor, die Daten werden automatisch gesichert. KI-Funktionen laufen ausschliesslich über Rechenzentren in der EU (AWS Bedrock, Endpunkt Zürich), nicht in den USA; identifizierende Angaben werden bei textbasierten KI-Funktionen pseudonymisiert, die KI lässt sich je Unternehmen abschalten, und ihre Ergebnisse sind Vorschläge, die eine Person prüft. nunia ist auf das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz ausgelegt.
10. Rechtsformen und Geschäftsjahre
Kunden haben unterschiedliche Rechtsformen und nicht immer das Kalenderjahr als Geschäftsjahr. nunia: AG, GmbH, Genossenschaft, Verein, Stiftung und Einzelunternehmen; Begriffe, Register und Protokolle richten sich nach der Rechtsform. Abweichende sowie über- und unterjährige Geschäftsjahre werden abgefragt und unterstützt.
Fragen an jeden Anbieter
- Aus welchen Buchhaltungen lese ich die Saldenbilanz ein, und was geschieht mit Konten, die nicht zugeordnet werden können?
- Woher kommt das Vorjahr: aus der eigenen Akte oder aus einem zweiten Import, und wie werden Abweichungen angezeigt?
- Kann ich die Jahresrechnung nach OR und nach Swiss GAAP FER darstellen, und in welchen Sprachen?
- Wie belege ich, wer den Abschluss erstellt, geprüft und freigegeben hat?
- Welche Unterlagen nach dem Abschluss erzeugt die Software: GV-Protokoll, Dividendenbescheinigung, Meldeblatt für das Transparenzregister?
- Wo werden die Daten gehostet, und teilen sich mehrere Kunden eine Datenbank?
- In welchem Land läuft die KI, welche Daten gehen dorthin, und lässt sie sich abschalten?
- Wie komme ich zu meinen Daten, wenn ich die Software wechsle?
- Wie wird abgerechnet: pro Benutzer, pro Mandat oder pauschal, und was ist inbegriffen?
Was die Software nicht übernimmt
Auch eine gute Treuhandsoftware ersetzt nicht das fachliche Urteil. In nunia bleiben Bewertung, Abgrenzungen und Abschlussbuchungen, die Anträge an die Generalversammlung, der Entscheid über ein Opting-out und die Beratung des Kunden bei Ihnen. nunia rechnet, gleicht ab, weist auf Fristen und Differenzen hin und hält fest, wer entschieden hat.
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Häufige Fragen
Was ist eine Treuhandsoftware?
Software, mit der ein Treuhandunternehmen die Arbeit für seine Kunden erledigt. Gemeint sind je nach Anbieter die Finanzbuchhaltung, Branchenlösungen mit Leistungserfassung oder Software für Jahresabschluss und Gesellschaftsrecht. nunia gehört zur letzten Gruppe.
Ist nunia eine Buchhaltungssoftware?
Nein. nunia ist keine Finanzbuchhaltung. Die Buchhaltung des Kunden bleibt im bisherigen Programm; nunia übernimmt den Abschluss ab der Saldenbilanz und erstellt daraus Jahresrechnung, Abschlussdossier, GV-Protokoll und weitere Unterlagen.
Brauche ich eine Schnittstelle zur Buchhaltung?
Nein. nunia liest die Saldenbilanz als Excel, CSV oder PDF aus gängigen Exporten, etwa aus Abacus, Sage, bexio oder Banana. Eine laufende Live-Schnittstelle gibt es nicht.
Wo liegen die Daten, und wo läuft die KI?
Die Daten liegen in der Schweiz, in einer eigenen Datenbank je Treuhandunternehmen. KI-Funktionen laufen ausschliesslich über Rechenzentren in der EU (AWS Bedrock, Endpunkt Zürich) und lassen sich je Unternehmen abschalten.
Für welche Treuhandunternehmen eignet sich nunia?
Für Schweizer Treuhandunternehmen jeder Grösse, auch für Einzeltreuhänderinnen und Einzeltreuhänder. Abgerechnet wird pro Mandat und Jahr, nur für genutzte Funktionen.
Wie teste ich nunia?
Mit dem Systemrundgang: Er öffnet eine Testumgebung mit Musterkunden, ohne Registrierung und ohne Installation.
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Der Systemrundgang zeigt nunia mit Musterkunden und Musterzahlen, ohne Registrierung. Für Fragen zu Ihrem Unternehmen vereinbaren Sie eine Online-Demo.